Weryfikacja kontrahenta: automat po NIP czy raport z analizą?

Rynek automatycznych sprawdzarek kontrahentów w Polsce zrobił się naprawdę dobry. Wpisujesz NIP, narzędzie odpytuje kilkanaście źródeł naraz i po kilkudziesięciu sekundach masz PDF: status na białej liście VAT, wpis w KRS, dane z CEIDG, sankcje, beneficjentów rzeczywistych, wskaźnik ryzyka w skali liczbowej i sugerowany limit kupiecki. Kosztuje to kilkadziesiąt złotych za sprawdzenie albo kilkaset miesięcznie za pakiet.

Zacznę od rzeczy, której w tekstach tego typu zwykle brakuje: te narzędzia są dobre i w większości sytuacji w zupełności wystarczą. Jeżeli sprawdzasz dwudziestu dostawców miesięcznie, potrzebujesz dowodu należytej staranności do akt i chcesz wiedzieć, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT — automat zrobi to szybciej, taniej i rzetelniej niż człowiek. Nie mam zamiaru udawać, że jest inaczej, ani przekonywać nikogo, że powinien płacić więcej za to samo.

Pytanie, na które odpowiada automat

Automatyczna weryfikacja odpowiada precyzyjnie na jedno pytanie: co w tej chwili stoi w rejestrach na temat tej firmy. To jest pytanie o stan faktyczny i maszyna odpowiada na nie lepiej od człowieka, bo nie męczy się, nie zapomina o żadnym źródle i nie robi literówki w numerze KRS.

Kłopot pojawia się wtedy, gdy w głowie masz inne pytanie — takie, które brzmi: czy mam podpisać tę umowę i wypuścić towar z odroczonym terminem płatności. To nie jest pytanie o stan rejestrów. To pytanie o to, co ze stanu rejestrów wynika. I tutaj wskaźnik liczbowy zaczyna działać przeciwko Tobie, bo wygląda na odpowiedź, a jest streszczeniem.

Dlaczego jedna liczba gubi to, co najważniejsze

Wskaźnik ryzyka powstaje z kilkunastu czynników sprowadzonych do jednej wartości. Uśrednianie ma to do siebie, że wygładza skrajności — a w ocenie kontrahenta skrajności są całą treścią. Firma może mieć znakomity wynik ogólny i jednocześnie jeden szczegół, który przekreśla transakcję.

Ryzyko rzadko siedzi w pojedynczym fakcie. Siedzi w układzie faktów, z których każdy osobno jest niegroźny. Niska marża sama w sobie nie znaczy nic — pełno branż pracuje na niskiej marży. Brak sprawozdań też bywa zwykłym zaniedbaniem. Zagraniczny właściciel to codzienność. Ale niska marża plus brak sprawozdań od trzech lat plus właściciel w jurysdykcji, z której trudno cokolwiek wyegzekwować, to już nie jest suma trzech drobiazgów, tylko wzór. Ten wzór ma nazwę i konsekwencję: gdy przyjdzie co do czego, nie będzie z czego się zaspokoić.

Automat policzy Ci średnią z faktów. Ale ryzyko nie jest średnią — jest układem. Trzy zielone wskaźniki i jeden czerwony to nie jest wynik cztery na pięć, tylko konkretne pytanie, na które ktoś musi odpowiedzieć.

Brak danych też jest daną

Narzędzie automatyczne z natury raportuje to, co znalazło. Tymczasem w ocenie kontrahenta co najmniej równie dużo mówi to, czego nie ma. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma ustawowy obowiązek składania sprawozdań finansowych. Jeżeli od trzech lat ich nie składa, to nie jest luka w raporcie — to jest ustalenie i to jedno z mocniejszych, jakie da się zrobić bez wychodzenia z rejestrów.

Podobnie działa historia zmian: sam aktualny wpis w KRS wygląda niewinnie, ale trzy zmiany prezesa w ciągu roku i przeniesienie siedziby do innego województwa układają się w obraz, którego nie widać na zrzucie stanu na dziś. Tu nie chodzi o dostęp do lepszych źródeł — źródła są dokładnie te same i publiczne. Chodzi o to, że ktoś musi na nie spojrzeć jak na ciąg zdarzeń, a nie jak na formularz do wypełnienia.

Granica, o którą warto zapytać dostawcę

To jest część, którą uważam za najważniejszą, a która w porównaniach cenowych nie pojawia się nigdy. Nie wszystkie źródła, z których korzystają automaty, są rejestrami publicznymi. Obok KRS, CEIDG, białej listy VAT czy Krajowego Rejestru Zadłużonych bywają w tym zestawie dane o domenach, archiwa dawnych wersji stron internetowych czy komercyjne bazy danych. Technicznie to wszystko jest dostępne. Prawnie to nie jest ta sama kategoria.

Ma to konkretny skutek. Kiedy dane osoby fizycznej — przedsiębiorcy jednoosobowego albo członka zarządu — pochodzą z rejestru prowadzonego na podstawie ustawy, ich pozyskanie mieści się co do zasady w wyjątku z art. 14 ust. 5 lit. c RODO. Ten wyjątek zamyka się w chwili wyjścia poza rejestry. Wtedy pojawia się obowiązek informacyjny wobec każdej sprawdzonej osoby, a jest to obowiązek administratora danych, czyli w praktyce Twój, a nie dostawcy narzędzia.

Nie twierdzę, że którekolwiek narzędzie na rynku robi tu coś niezgodnego z prawem — nie znam ich umów i nie zamierzam zgadywać. Twierdzę tylko, że to jest pytanie, które warto zadać przed wykupieniem abonamentu, a które prawie nikt nie zadaje. Brzmi ono: z jakich dokładnie źródeł pochodzą dane w tym raporcie i kto jest administratorem danych osób, które się w nim znajdą.

U siebie rozwiązałem to najprościej, jak się dało: nie wychodzę poza rejestry publiczne. Żadnych mediów społecznościowych, żadnych profili osób prywatnych, żadnych baz kupowanych od osób trzecich, żadnego sprawdzania pracowników. Nie dlatego, że to trudne technicznie — dlatego, że po przekroczeniu tej linii raport przestaje być bezpieczny w rękach tego, kto go zamówił.

Kiedy automat wystarczy

Żeby nie było wątpliwości, bo to jest uczciwa część odpowiedzi. Automat jest właściwym wyborem, gdy:

• sprawdzasz kontrahentów rutynowo i seryjnie, a nie przy jednej dużej decyzji
• potrzebujesz przede wszystkim dowodu należytej staranności do dokumentacji
• chodzi o bieżącą kontrolę statusu VAT przed płatnością
• transakcja jest na tyle mała, że koszt analizy przekroczyłby ryzyko, które ma pokryć
• chcesz szybko odsiać oczywiste przypadki, zanim zaangażujesz czyjkolwiek czas

Kiedy to za mało

I druga strona, równie konkretnie. Warto, żeby na rejestry spojrzał człowiek, gdy:

• kwota transakcji albo kredytu kupieckiego jest na tyle duża, że jej utrata realnie zaboli
• wynik automatu jest niejednoznaczny: przeważnie dobrze, ale jeden element odstaje i nie wiadomo, ile waży
• kontrahent jest nowy, a umowa ma być długoterminowa albo na wyłączność
• w grę wchodzi struktura właścicielska rozłożona na kilka podmiotów lub jurysdykcji
• raport ma trafić do sądu, do banku albo do publikacji i każde ustalenie musi mieć podane źródło i datę pobrania

To nie jest wybór albo-albo

Najsensowniejszy układ, jaki widzę u klientów, wygląda tak: automat jako pierwsze sito na wszystkim, człowiek na tych kilku sprawach w roku, w których stawka jest wysoka albo wynik jest niejasny. Płacenie za pogłębioną analizę przy każdej drobnej transakcji jest marnowaniem pieniędzy — ale opieranie decyzji na jednej liczbie, gdy w grę wchodzi kilkaset tysięcy złotych, jest oszczędnością pozorną.

Robię weryfikację kontrahenta wyłącznie w rejestrach publicznych i kończę ją raportem, w którym przy każdym ustaleniu stoi źródło i data pobrania, a obok listy faktów jest napisane, jaki wzór one układają i czego w rejestrach zabrakło. To trwa dłużej niż pół minuty i kosztuje więcej niż kilkadziesiąt złotych, więc ma sens tylko wtedy, gdy stawka to uzasadnia. Jeśli nie uzasadnia, powiem to wprost i odeślę do automatu — bo lepiej, żebyś sprawdził kontrahenta tanim narzędziem, niż żebyś nie sprawdził go wcale.